Carrières

Directeur(trice) exécutif(ve) provincial / Provincial Executive Director - Quebec Permanent Part Time

Description de l'emploi:

Description de poste

Titre du poste : Directeur.trice exécutif.ve provincial
Relève de : Président.e du conseil d’administration
Lieu : à distance, mais en présentiel pour l’AGA

Horaire : à temps partiel, ± 15 heures par semaines

Résumé du poste :
Le.la directeur.trice exécutif.ve joue un rôle essentiel dans le soutien des activités du conseil d’administration et de l’organisation. Cette personne est responsable de faciliter la communication, de gérer les processus du conseil et d’assurer la conformité aux exigences de gouvernance et administratives. L’aspect financier et budgétaire ne fait pas partie des responsabilités du.de la directeur.trice à ce stade.

Principales responsabilités :

 Engagement des candidats :

• Communiquer avec les candidats potentiels par téléphone et par courriel pour évaluer leurs qualifications et fournir des informations.
• Faciliter le processus d’intégration des nouveaux candidats, y compris [les étapes spécifiques, telles que la paperasse, l’orientation ou la formation, qui seront couvertes pendant la période de formation].

Soutien au conseil d’administration :

• Travailler en étroite collaboration avec le.la président.e du conseil pour soutenir les initiatives liées au conseil et assurer une communication efficace.
• Planifier les réunions du conseil et rédiger des comptes procès-verbaux pour chaque rencontre – en français et en anglais.
• Finaliser et sauvegarder de manière sécurisée les procès-verbaux pour les rapports financiers et les exigences de conformité.

Gestion de la gouvernance :

• Superviser et gérer l’ensemble du processus de l’Assemblée générale annuelle (AGA) provinciale, en veillant à ce que toutes les étapes soient exécutées avec précision et dans les délais impartis; et contribuer à l’organisation de la journée d’éducation liée à l’AGA – si nécessaires
• Suivre les mandats des membres du conseil, y compris les renouvellements de mandat, et coordonner le processus de renouvellement selon les besoins.

Communication avec les membres :

• Servir de point de contact principal pour les membres de l’organisation, en fournissant des mises à jour et des informations régulières.
• Répondre aux demandes de renseignements et maintenir une communication cohérente afin de favoriser de solides relations avec les membres.

Documentation et rapports :

• Veiller à ce que toute la documentation liée au conseil soit enregistrée avec précision, organisée et conforme aux politiques de l’organisation.
• Soutenir le processus de rapport financier en maintenant des dossiers complets et accessibles des procès-verbaux et des décisions.

Qualifications :

• Expérience précédente dans des rôles administratifs, en particulier dans le soutien aux conseils d’administration ou aux processus de gouvernance, est un atout.
• Excellentes compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral – en français et en anglais.
• Haut niveau d’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches et délais.
• Maîtrise des outils [préciser les logiciels pertinents, tels que Microsoft Office, Google Workspace ou les plateformes de gestion de conseils].
• Connaissance de iMIS est un atout.
• Connaissance de la gouvernance, des opérations des organismes sans but lucratif ou des processus de l’AGA est aussi un atout.

Compétences clés :

• Souci du détail et excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à maintenir la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les interactions.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à collaborer efficacement avec des parties prenantes diverses.
• Esprit de résolution de problèmes et approche proactive face aux défis.

Veuillez soumettre votre CV à et

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Job Description

Job Title: Provincial Executive Director

Reports to: Board Chair

Location: Remote, but in-person for the AGM

Schedule: Part-time, approximately 15 hours per week

Job Summary:

The Executive Director plays a vital role in supporting the activities of the Board of Directors and the organization. This individual is responsible for facilitating communication, managing board processes, and ensuring compliance with governance and administrative requirements. Financial and budgetary responsibilities are not currently included in the Director’s responsibilities.

Main Responsibilities:

Candidate Engagement:

• Communicate with potential candidates via phone and email to assess their qualifications and provide information.
• Facilitate the onboarding process for new candidates, including [specific steps, such as paperwork, orientation, or training, that will be covered during the training period].

Board Support:

• Work closely with the Board Chair to support board-related initiatives and ensure effective communication.
• Schedule board meetings and prepare minutes for each meeting – in French and English.
• Finalize and securely store minutes for financial reporting and compliance requirements.

Governance Management:

• Oversee and manage the entire Provincial Annual General Meeting (AGM) process, ensuring all steps are completed accurately and on time; and contribute to the organization of the AGM education day – if required.
• Track board member terms, including reappointments, and coordinate the reappointment process as needed.

Membership Communication:

• Serve as the primary point of contact for the organization’s members, providing regular updates and information.
• Respond to inquiries and maintain consistent communication to foster strong member relationships.

Documentation and Reporting:

• Ensure all board-related documentation is accurately recorded, organized, and compliant with organizational policies.
• Support the financial reporting process by maintaining complete and accessible records of minutes and decisions.

Qualifications:

• Previous experience in administrative roles, particularly supporting boards or governance processes, is an asset.
• Excellent communication skills, both written and oral, in French and English.
• Highly organized and able to manage multiple tasks and deadlines.
• Proficiency with tools [specify relevant software, such as Microsoft Office, Google Workspace, or board management platforms].
• Knowledge of iMIS is an asset.
• Knowledge of governance, nonprofit operations, or AGM processes is also an asset.

Key Skills:

• Attention to detail and excellent organizational skills.
• Ability to maintain confidentiality and professionalism in all interactions.
• Excellent interpersonal skills and the ability to collaborate effectively with diverse stakeholders.
• Problem-solving skills and a proactive approach to challenges.

Submit CVs to: et